Cel szkolenia

Celem szkolenia jest omówienie zmian wprowadzonych ustawą z dnia 10.01.2018 r. w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją obowiązujących od 01 stycznia 2019 r. wraz z problematyką związaną z wprowadzeniem ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, które wymusza zmianę podejścia do przechowywania i wykorzystywania danych osobowych.

Szkolenie ma na celu zaprezentowanie w zrozumiały i atrakcyjny sposób praktycznych zagadnień ochrony danych osobowych na tle zmian wynikających z unijnego rozporządzenia i planowanych zmian przepisów Kodeksu pracy i innych ustaw i rozporządzeń.

RAMOWY PROGRAM SZKOLENIA

Nowy katalog danych osobowych w procesie rekrutacji i zatrudnienia zmiany od 01 stycznia 2019 r.

1. jakich danych osobowych możemy żądać od kandydata do pracy i samego pracownika w związku z nawiązaniem stosunku pracy

2. doprecyzowanie udostępniania danych osobowych w celach prowadzonego ZFŚS

Zmiany w prowadzeniu akt osobowych i dokumentacji pracowniczej zmiany od 01 stycznia 2019 r.

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej

1. akta osobowe prowadzone w 4 częściach (A B C D)
2. możliwość przechowywania dokumentów w innym porządku niż chronologicznym
3. poszerzenie wykazu dokumentów przechowywanych w poszczególnych częściach akt osobowych (skierowania na badania, wnioski urlopowe)
4. co obejmuje dokumentacja pracownicza w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (szczegółowy katalog dokumentacji obowiązujący od 01 stycznia 2019 r.)
5. okres wdrożenia przez pracodawców zmian wynikających z przepisów

Doręczanie informacji o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej

1. zasady doręczania zawiadomienia o odbiorze dokumentacji pracowniczej
2. warunki niemożności odbioru zawiadomienia
3. wydanie dokumentacji pracowniczej również dla osób upoważnionych
4. zasady odbioru dokumentacji pracowniczej

Wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej

1. dokumentacja przechowywana w postaci papierowej i elektronicznej
2. wniosek i termin na wydanie dokumentacji
3. wniosek w aktach osobowych

Zmiany przepisów ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją

Nowe obowiązki pracodawcy od 01 stycznia 2019 r. - zmiany w ustawie Kodeks Pracy

1. prowadzenie dokumentacji w formie papierowej lub elektronicznej
2. zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej
3. odróżnienie „formy elektronicznej” od „postaci elektronicznej” dokumentu
4. nowe okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej
5. nowe obowiązki pracodawcy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy
6. obowiązki pracodawcy w zakresie przechowywania dokumentacji
7. ponowne zatrudnienie pracownika a dokumentacja pracownicza
8. obowiązek niszczenia dokumentacji pracowniczej
9. obowiązki pracodawcy w stosunku do pracowników i byłych pracowników w związku ze zmianą postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej

Nowe obowiązki pracodawców w zakresie Ubezpieczeń Społecznych zmiana w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych

1. skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych a nowe dokumenty ZUS OSW RIA
2. terminy na złożenie raportu ZUS RIA
3. dane w raporcie informacyjnym ZUS RIA
4. skutki nieprzekazania raportów informacyjnych
5. nowy formularz ZUS RPA
6. obowiązki pracodawcy wobec pracowników po złożeniu raportu ZUS RIA
7. zmiany w Programie Płatnik i ePłatnik oraz na profilu płatnika składek na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS)

Zmiana formy wypłaty wynagrodzenia zmiany w ustawie Kodeks Pracy

1. formy wypłaty wynagrodzenia od 01 stycznia 2019 r.
2. procedura postępowania pracodawcy wprowadzającego nowe przepisy dotyczące bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzenia

Dokumentacja kadrowa w kontekście obowiązywania rozporządzenia RODO na bazie najnowszych wyjaśnień Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Pozyskiwanie danych osobowych w procesie rekrutacji

• gromadzenie danych w procesie rekrutacji
• warunki wyrażenia zgody w dokumentach rekrutacyjnych
• żądanie danych osobowych w aktualnym stanie prawnym i planowane zmiany dot. tych danych
• zakończenie procesu rekrutacji - co ze złożonymi aplikacjami
• zgoda na przetwarzanie danych osobowych w kolejnych procesach rekrutacji
• jak długo można przetwarzać dane kandydatów na pracowników

Pozyskiwanie danych osobowych podczas przebiegu zatrudnienia

1. obecne przepisy i projektowane zmiany do przepisów ustaw i rozporządzeń
   • projektowane zmiany przepisów ustawy Kodeks Pracy
   • nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczych w tym prowadzenie akt osobowych
2. obowiązki informacyjne pracodawcy w zakresie ochrony danych osobowych
3. przekazanie danych osobowych przełożonemu – pisemne zgody dla osób przetwarzających dane
4. prowadzenie dokumentacji pracowniczej a ochrona danych osobowych
   • akta osobowe (możliwość przechowywania CV, listów motywacyjnych, ksero dowodu osobistego, prawa jazdy, aktów urodzenia, zgonu itp.)
   • dokumentacja wypadkowa i chorobowa
   • badania lekarskie (wstępne, okresowe i kontrolne)
   • pakiety medyczne i inne benefity
   • dokumentacja dotycząca oceny pracowniczej, notatki służbowe, kary porządkowe
   • przechowywanie w aktach pracowniczych danych osobowych pozyskanych we wcześniejszych latach najnowsze stanowisko MRPiPS
5. przechowywanie dokumentów związanych z udzieleniem pracownikom m.in. urlopów okolicznościowych, wychowawczych, rodzicielskich
6. prowadzenie list obecności w świetle RODO
7. podawanie danych w umowie o pracę na czas zastępstwa
8. podanie danych Komornikowi w celu prowadzonego postępowania egzekucyjnego

Przetwarzanie danych osobowych na potrzeby ZFŚS

•  jakie dane można pozyskiwać w związku z wejściem w życiem rozporządzenia o ochronie danych osobowych
• czy potrzebna jest zgoda członków rodziny na przetwarzanie danych w świetle nowych przepisów
• na podstawie jakich przepisów pracodawca może żądać przedstawienia zaświadczenia o dochodach członków rodziny
• stanowisko GIODO w sprawie przechowywania dokumentów składanych przez osoby uprawnione
• obowiązek informacyjny

Zajęcia poprowadzi Przemysław Jeżek - Specjalista z zakresu Prawa pracy z wieloletnią praktyką zawodową. Posiada 10-letnie doświadczenie zawodowe pracując w Działach Personalnych dużych międzynarodowych firm jako Specjalista i Starszy Specjalista HR. Od wielu lat specjalizuje się w praktycznych zagadnieniach Prawa pracy w tym m.in: rozliczaniem czasu pracy, wynagrodzeń, ZFŚS. W latach 2010/2011 odpowiadał na pytania czytelników w biuletynach “Ubezpieczeń i Prawa pracy” wydawnictwa GOFIN. Aktualnie jest autorem publikacji na łamach dwutygodnika „Monitor prawa pracy i ubezpieczeń społecznych”. Wykładowca na wyższej uczelni w Katowicach. Trener z wieloletnim doświadczeniem.