Zmiany przepisów ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Nowe obowiązki pracodawcy od 01 stycznia 2019 r. zmiany w ustawie Kodeks Pracy.

• Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej – podstawy prawne dotyczące prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy.

• Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej (w tym akt osobowych).

• Zmiana podstawowej formy wypłaty wynagrodzenia na przelew bankowy i związane z tym obowiązki pracodawcy.

• Skrócenie przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat od rozwiązania stosunku pracy.

• Niszczenie dokumentacji pracowniczej – kiedy obowiązkowe a kiedy dobrowolne?

• Obowiązek kontynuacji tych samych akt osobowych po ponownym zatrudnieniu pracownika – jak w praktyce to zrobić?

• Konieczność wydania dodatkowego dokumentu informacyjnego wraz ze świadectwem pracy  - wzór dokumentu.

• Możliwość prowadzenia akt osobowych pracowników w formie papierowej lub elektronicznej.

• Na jakiej zasadzie przekształcić akta osobowe na formę elektroniczną i czy jest to obowiązkowe?

• Czy można prowadzić akta dla części załogi w formie papierowej, a dla części w formie elektronicznej?

• Czy dla jednego pracownika można prowadzić akta w obu formach jednocześnie?

• Konieczność wydania pracownikowi lub byłemu pracownikowi kopii dokumentacji pracowniczej na jego żądanie  - w jakim terminie i czy za opłatą?

• Obowiązek kontynuacji tych samych akt osobowych po ponownym zatrudnieniu pracownika – jak w praktyce to zrobić?

• Zakres dokumentacji tworzonej i prowadzonej dla osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych.

Rejestrator obecności, ewidencja czasu pracy:

• Lista obecności i inne rejestratory obecności a karta ewidencji czasu pracy;
• Zakres informacji przetwarzanych w liście obecności (rejestratorze obecności);
• Ewidencja czasu pracy – forma, elementy konieczne i pomocnicze;
• Dopuszczalność stosowania monitoringu przy weryfikacji efektywności wykorzystania przez pracowników czasu pracy;
• Jaką dokumentację z zakresu czasu pracy należy przechowywać w aktach osobowych, a jaką można przechowywać w odrębnych zbiorach dokumentów?
• Wpływ dopuszczalności elektronizacji dokumentacji pracowniczej na prowadzenie dokumentacji związanej z czasem pracy;
• Przez jak długi okres czasu należy archiwizować rejestrator obecności/ewidencję czasu pracy?
• Jak ewidencjonować pracę w godzinach nadliczbowych pracownika, którego godzin pracy nie musimy ewidencjonować?
• Jak powinna wyglądać ewidencja czasu pracy pracownika kierującego wydzieloną komórką organizacyjną pracodawcy?
• Jak należy ewidencjonować czas pracy pracownika w trakcie podróży służbowej?

Nowe obowiązki pracodawców w zakresie Ubezpieczeń Społecznych - zmiana w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych.

• Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych a nowe dokumenty ZUS OSW RIA.

Zmiany w prowadzeniu akt osobowych i dokumentacji pracowniczej na bazie projektu zmian rozporządzenia MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej.

• Akta osobowe prowadzone w 4 częściach (A, B, C, D).

• Teczka akt osobowych – czym jest, forma, podział wewnętrzny.

• Uszczegółowienie informacji jakie mają się znajdować w ewidencji czasu pracy.

• Co obejmuje dokumentacja pracownicza w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (szczegółowy katalog dokumentacji obowiązujący od 01 stycznia 2019 r.).

• Okres  wdrożenia zmian wynikających z przepisów przez pracodawców.

• Doręczanie informacji pracownikom z którymi ustał, wygasł stosunek pracy lub osobom uprawnionym o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej.

• Wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej.

Monitoring w zakładzie pracy – konieczność szybkiego dostosowania przepisów wewnątrzzakładowych.

• Zasady wprowadzania przez pracodawcę monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy?

• Jakie pomieszczenia mogą być monitorowane?

• Jak prawidłowo ustalić cel, zakres i sposób stosowania monitoringu ?

• Obowiązek informacyjny wobec pracowników w zakresie monitoringu – czy nowy dokument do akt osobowych?

• Jak prawidłowo oznaczyć pomieszczenia i miejsca monitorowane ?

• Monitoring poczty elektronicznej, komputera, przemieszczania się pojazdu (GPS), lokalizacja tel. komórkowego, laptopa itp. – jakie obowiązki ma pracodawca?

• Dane osobowe w zatrudnieniu: wymogi ustawy o ochronie danych osobowych a rekrutacja pracowników (pracodawca/potencjalny pracodawca jako ADO).

Projektowane Zmiany Kodeksu pracy w celu zapewnienia zgodności z RODO (druk sejmowy 3050), które wejdą w życie w 2019 r.:

• co spowodowało konieczność zmiany ?

• definicje RODO istotne dla stosunku pracy (m.in. definicja zgody),

• zasady i podstawy przetwarzania danych osobowych z RODO (w tym danych szczególnych),

• zasady informowania oraz komunikacji z kandydatem/pracownikiem, wynikające z RODO,

• nowy katalog danych osobowych, których żądać będzie pracodawca od kandydata/pracownika,

• wprowadzenie możliwości przetwarzania danych osobowych „za zgodą” kandydata/pracownika (jakie dane będą objęte zgodą?),

• warunki wyrażenia i wycofania zgody,

• przetwarzanie danych szczególnych oraz danych dotyczących karalności kandydata/pracownika,

• podstawy przetwarzania danych biometrycznych pracownika,

• upoważnienia do przetwarzania danych szczególnych,

• wysokie kary administracyjne za naruszenie przepisów Kodeksu pracy o ochronie danych osobowych (wynikające z RODO).

Zasady informowania oraz komunikacji z osobą, której dane dotyczą (np. kandydatem do pracy).

• Prawo dostępu oraz prawo do sprostowania danych.

• Zgoda na przetwarzanie danych kadrowych.

• Dokumentacja papierowa a elektroniczna zawierająca dane osobowe związane z zatrudnieniem.

• Prowadzenie akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy,

• Dokumentowanie pozostałych „zdarzeń” prawnych.

• Zakres danych osobowych możliwych do przetwarzania w sprawach pracowniczych.

• Outsourcing usług kadrowo-płacowych a przetwarzanie danych osobowych.

Przesłanki prawne przetwarzania danych osobowych:

• Zgoda osoby, której dane dotyczą, przetwarzanie na podstawie przepisów prawa, realizacja umowy, dobro publiczne, usprawiedliwiony cel.

• Kiedy i dlaczego nie możemy prosić o zgodę na przetwarzanie danych?

• Przetwarzanie danych osobowych kandydatów do pracy, pracowników, klientów - często występujące błędy w określaniu podstawy prawnej.

• Zasady legalnego przetwarzania danych.

• Adekwatność, celowość, czasowość, merytoryczna poprawność i legalność przetwarzanych danych – PRAKTYCZNE ASPEKTY.

• Uprawnienia osób, których dane dotyczą - prawo do przejrzystości danych, prawo dostępu do danych, prawo do sprostowania danych i usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do sprzeciwu, prawa związane z profilowaniem danych.

• Obowiązek informacyjny – czy nas również dotyczy? (opracowanie wzorcowej klauzuli informacyjnej; opracowanie wzorcowej klauzuli zgody na przetwarzanie danych osobowych.).

ZFŚS a RODO.

• Projekt zmiany w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych
• Na jakiej podstawie członkowie tzw. komisji socjalnych i związkowcy przetwarzają dane osobowe osób ubiegających się o pomoc z ZFŚS
• Kto po nowelizacji powinien otrzymać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych ?
• Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych w ramach ZFŚS

Zajęcia poprowadzi -  ekspert prawa pracy z 17 letnim doświadczeniem; prowadzi działalność konsultingowo – szkoleniową w zakresie „twardego HR”. W latach 2001-2018  pracownik Państwowej Inspekcji Pracy – Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku,  na stanowiskach inspektora pracy a następnie starszego inspektora pracy. Doświadczony trener współpracujący z firmami szkoleniowymi oraz realizująca szkolenia zamknięte dla potrzeb konkretnego odbiorcy; specjalizuje się w problematyce prawnej ochronie pracy, doradca i stały współpracownik wielu przedsiębiorstw i instytucji. Wieloletni wykładowca na studiach magisterskich.