Zmiany  Kodeksu Pracy w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia RODO wprowadzone ustawą z dnia 21 lutego 2019 r.

• nowy katalog danych osobowych przetwarzanych w procesie rekrutacji i przebiegu zatrudnienia
• zgoda na przetwarzanie danych nie wynikających z przepisów i jej odwołanie
• możliwość przetwarzania danych biometrycznych pracownika
• obowiązek pisemnych upoważnień dot. przetwarzania danych osobowych
• doprecyzowanie przepisów dot. monitoringu i zaświadczeń lekarskich w związku z zatrudnieniem

Nowe obowiązki pracodawcy od 01 stycznia 2019 r. zmiany w ustawie Kodeks Pracy.

• Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej – podstawy prawne dotyczące prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy.

• Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej (w tym akt osobowych).

• Zmiana podstawowej formy wypłaty wynagrodzenia na przelew bankowy i związane z tym obowiązki pracodawcy.

• Skrócenie przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat od rozwiązania stosunku pracy.

• Niszczenie dokumentacji pracowniczej – kiedy obowiązkowe a kiedy dobrowolne?

• Obowiązek kontynuacji tych samych akt osobowych po ponownym zatrudnieniu pracownika – jak w praktyce to zrobić?

• Konieczność wydania dodatkowego dokumentu informacyjnego wraz ze świadectwem pracy  - wzór dokumentu.

• Możliwość prowadzenia akt osobowych pracowników w formie papierowej lub elektronicznej.

• Na jakiej zasadzie przekształcić akta osobowe na formę elektroniczną i czy jest to obowiązkowe?

• Czy można prowadzić akta dla części załogi w formie papierowej, a dla części w formie elektronicznej?

• Czy dla jednego pracownika można prowadzić akta w obu formach jednocześnie?

• Konieczność wydania pracownikowi lub byłemu pracownikowi kopii dokumentacji pracowniczej na jego żądanie  - w jakim terminie i czy za opłatą?

• Obowiązek kontynuacji tych samych akt osobowych po ponownym zatrudnieniu pracownika – jak w praktyce to zrobić?

• Zakres dokumentacji tworzonej i prowadzonej dla osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych.

Czas pracy – przypomnienie podstawowych zasad

1. harmonogram czasu pracy: kiedy ustalać, w jakiej formie, jak zmieniać, zasady przekazywania pracownikom,
2. lista obecności – nie dla każdego pracodawcy; różnice pomiędzy ewidencją czasu pracy a kartą ewidencji czasu pracy i listą obecności,
3. zwrócenie uwagi na najczęściej popełniane błędy przy rozliczaniu czasu pracy pracowników w kontekście wykroczeń przeciwko prawom pracownika:

•  na czym polega naruszenie przeciętnie 5 dniowego tygodnia pracy,
• kiedy powstają godziny nadliczbowe dobowe, a kiedy tygodniowe,
• różnice pomiędzy godzinami nadliczbowymi, a godzinami ponadwymiarowymi – możliwość wystąpienia godzin nadliczbowych pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy,
• różnice w rozliczaniu nadgodzin przypadających: w dni wolne harmonogramowo, w „sobotę”, w niedziele, w święta, w dni wolne za pracę w niedziele, w dni wolne za pracę w święta a nowa karta ewidencji czasu pracy,
• zasady rekompensowania nadgodzin czasem wolnym poza przyjętym okresem rozliczeniowym.

Zasady informowania oraz komunikacji z osobą, której dane dotyczą (np. kandydatem do pracy).

• Prawo dostępu oraz prawo do sprostowania danych.

• Zgoda na przetwarzanie danych kadrowych.

• Dokumentacja papierowa a elektroniczna zawierająca dane osobowe związane z zatrudnieniem.

• Prowadzenie akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy,

• Dokumentowanie pozostałych „zdarzeń” prawnych.

• Zakres danych osobowych możliwych do przetwarzania w sprawach pracowniczych.

• Outsourcing usług kadrowo-płacowych a przetwarzanie danych osobowych.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej – reguły obowiązujące od 1 stycznia 2019 r.

• pojęcie dokumentacji pracowniczej w praktyce – akta osobowe, dokumentacja płacowa, dokumentacja osobowa,
• postać papierowa i elektroniczna dokumentacji pracowniczej – pojęcie, różnice, zasady przechodzenia z jednej postaci w drugą,
• termin przechowywania dokumentacji pracowniczej – trzy grupy zatrudnionych – 50 lat, 10 lat, 50 lat / 10 lat, 
• zasady przekazywania pracownikom informacji dotyczącej odbioru dokumentacji
• terminy, osoby uprawnione do odbioru, reguły doręczenia informacji,
• niszczenie dokumentacji pracowniczej – konieczność czy wybór pracodawcy,
• odpowiedzialność za nieprawidłowe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej.

Umowa o pracę

• przekroczenie limitów 33 miesięcy i 3 umów – przekształcenie umowy o pracę
• na czas określony w umowę o pracę na czas nieokreślony – zasady postępowania,
• różnice pomiędzy rozwiązaniem umowy o pracę na czas określony a rozwiązaniem umowy o pracę na czas nieokreślony,
• informacja o warunkach zatrudnienia – wskazanie najczęściej popełnianych błędów,
• skutki przekazania pracownikowi nieprawidłowej informacji bądź jej braku.

Świadectwo pracy

1. uporządkowanie zasad obowiązujących przy wydawaniu świadectwa pracy:
   • definitywne rozstanie,
   • zatrudnienie jedno po drugim,
   • wniosek pracownika,
   • wykroczenia związane ze świadectwem pracy,
2. wypłata ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w trakcie zatrudnienia – obowiązek czy wybór,
3. omówienie problemowych elementów świadectwa pracy.

Monitoring na zasadach obowiązujących od 1 stycznia 2019 r.

• kiedy można wprowadzić monitoring zakładu pracy,
• jakich pomieszczeń nie można obejmować monitoringiem,
• informowanie pracownika o wprowadzeniu monitoringu krok po kroku – zwrócenie uwagi na podstawowe terminy,
• monitoring poczty elektronicznej czyli kontrola służbowej poczty elektronicznej pracownika w kontekście naruszenia dóbr osobistych i tajemnicy korespondencji – omówienie.

Umowy zlecenia – omówienie  zasad prawidłowego wypłacania wynagrodzenia oraz prawidłowego zatrudnienia