Zmiany  w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia RODO wprowadzone ustawą z dnia 21 lutego 2019 r.

• nowy katalog danych osobowych przetwarzanych w procesie rekrutacji i przebiegu zatrudnienia
• zgoda na przetwarzanie danych nie wynikających z przepisów i jej odwołanie
• możliwość przetwarzania danych biometrycznych pracownika
• obowiązek pisemnych upoważnień dot. przetwarzania danych osobowych
• doprecyzowanie przepisów dot. monitoringu i zaświadczeń lekarskich w związku z zatrudnieniem

Akta osobowe od 1 stycznia 2019 r.

• nowy podział akt osobowych na części – A, B, C, D – jakie dokumenty przechowywać w poszczególnych częściach akt,
• dokumentacja w częściach powiązanych tematycznie - wyjaśnienie,
• numerowanie i chronologia dokumentacji w aktach nadal obowiązujące,
• zasady usuwania dokumentacji z poszczególnych części akt,
• jaką dokumentację należy prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika - zasady,
• ewidencja czasu pracy – nowe zasady - cztery obowiązkowe elementy,
• karta ewidencji czasu pracy – nowe reguły,
• dokumentacja związana z korzystaniem przez pracownika z urlopu wypoczynkowego,
• lista płac – termin i sposób odbioru wynagrodzenia przez pracownika,
• dokumentacja związana z odzieżą i obuwiem roboczym oraz środkami ochrony indywidualnej,
• odpowiedzialność za nieprawidłowe prowadzenie i przechowywanie akt osobowych.

Czas pracy – przypomnienie podstawowych zasad

1. harmonogram czasu pracy: kiedy ustalać, w jakiej formie, jak zmieniać, zasady przekazywania pracownikom,
2. lista obecności – nie dla każdego pracodawcy; różnice pomiędzy ewidencją czasu pracy a kartą ewidencji czasu pracy i listą obecności,
3. zwrócenie uwagi na najczęściej popełniane błędy przy rozliczaniu czasu pracy pracowników w kontekście wykroczeń przeciwko prawom pracownika:

•  na czym polega naruszenie przeciętnie 5 dniowego tygodnia pracy,
• kiedy powstają godziny nadliczbowe dobowe, a kiedy tygodniowe,
• różnice pomiędzy godzinami nadliczbowymi, a godzinami ponadwymiarowymi – możliwość wystąpienia godzin nadliczbowych pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy,
• różnice w rozliczaniu nadgodzin przypadających: w dni wolne harmonogramowo, w „sobotę”, w niedziele, w święta, w dni wolne za pracę w niedziele, w dni wolne za pracę w święta a nowa karta ewidencji czasu pracy,
• zasady rekompensowania nadgodzin czasem wolnym poza przyjętym okresem rozliczeniowym.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej – reguły obowiązujące od 1 stycznia 2019 r.

• pojęcie dokumentacji pracowniczej w praktyce – akta osobowe, dokumentacja płacowa, dokumentacja osobowa,
• postać papierowa i elektroniczna dokumentacji pracowniczej – pojęcie, różnice, zasady przechodzenia z jednej postaci w drugą,
• termin przechowywania dokumentacji pracowniczej – trzy grupy zatrudnionych – 50 lat, 10 lat, 50 lat / 10 lat, 
• zasady przekazywania pracownikom informacji dotyczącej odbioru dokumentacji
• terminy, osoby uprawnione do odbioru, reguły doręczenia informacji,
• niszczenie dokumentacji pracowniczej – konieczność czy wybór pracodawcy,
• odpowiedzialność za nieprawidłowe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej.

Umowa o pracę

• przekroczenie limitów 33 miesięcy i 3 umów – przekształcenie umowy o pracę
• na czas określony w umowę o pracę na czas nieokreślony – zasady postępowania,
• różnice pomiędzy rozwiązaniem umowy o pracę na czas określony a rozwiązaniem umowy o pracę na czas nieokreślony,
• informacja o warunkach zatrudnienia – wskazanie najczęściej popełnianych błędów,
• skutki przekazania pracownikowi nieprawidłowej informacji bądź jej braku.

Świadectwo pracy

1. uporządkowanie zasad obowiązujących przy wydawaniu świadectwa pracy:
   • definitywne rozstanie,
   • zatrudnienie jedno po drugim,
   • wniosek pracownika,
   • wykroczenia związane ze świadectwem pracy,
2. wypłata ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w trakcie zatrudnienia – obowiązek czy wybór,
3. omówienie problemowych elementów świadectwa pracy.

Monitoring na zasadach obowiązujących od 1 stycznia 2019 r.

• kiedy można wprowadzić monitoring zakładu pracy,
• jakich pomieszczeń nie można obejmować monitoringiem,
• informowanie pracownika o wprowadzeniu monitoringu krok po kroku – zwrócenie uwagi na podstawowe terminy,
• monitoring poczty elektronicznej czyli kontrola służbowej poczty elektronicznej pracownika w kontekście naruszenia dóbr osobistych i tajemnicy korespondencji – omówienie.

Umowy zlecenia – omówienie 4 zasad prawidłowego wypłacania wynagrodzenia oraz prawidłowego zatrudnienia

• informacja o liczbie przepracowanych godzin,
• obniżenie minimalnej stawki godzinowej,
• niewypłacenie minimalnej stawki godzinowej,
• obowiązek przechowywania dokumentacji,
• odpowiedzialność wykroczeniowa.

Zmiany w ustawie o Zakładowym Fundusz Świadczeń Socjalnych

• jakie dane można pozyskiwać w związku z ubieganiem sie o świadczenia z funduszu (ustalenie dochodu na czlonka rodziny, zapisy regulaminu, program 500+)
• dokumentowanie oświadczeń w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia - (jakie dane mogą znajdować się w składanych dokumentach)
• obowiązek upoważneń dla osób przetwarzające sane w związku z ZFŚS
• okresy przez które można przetwarzać dokumenty i obowiazek ich usunięcia
• nowy obowiązek weryfikacji danych osobowych

Zajęcia poprowadzi -  ekspert prawa pracy z 17 letnim doświadczeniem; wieloletni  pracownik Państwowej Inspekcji Pracy – Okręgowego Inspektoratu Pracy,  na stanowiskach inspektora pracy a następnie starszego inspektora pracy. Doświadczony trener współpracujący z firmami szkoleniowymi oraz realizująca szkolenia zamknięte dla potrzeb konkretnego odbiorcy; specjalizuje się w problematyce prawnej ochronie pracy, doradca i stały współpracownik wielu przedsiębiorstw i instytucji.